Любое современное предприятие особое внимание уделяет вопросам финансового планирования, бюджетирования и финансового анализ. Прежде всего это объясняется тем, что в нынешних реалиях все ключевые процессы деятельности компании подразумевают комплексный, плановый и научный подход, причем как на оперативном и краткосрочном, так и на стратегическом уровне – ведь такие факторы, как рост конкурентоспособности продукции, обострение конкурентной борьбы, необходимость планомерного распределения ресурсов, и др. оказывают немалое влияние на работу каждой фирмы.
Очевидно, что вручную составлять бюджеты никто не будет – это слишком трудоемко, непрактично и чревато большим количеством ошибок. Автоматизация процессов бюджетирования и финансового планирования имеет целый ряд неоспоримых преимуществ, среди которых стоит отметить следующие: экономия рабочего времени и трудовых ресурсов, оперативность и качество, сведение к минимуму возможных ошибок, очевидное удобство в работе и т. д. Кроме этого, использование комплексной автоматизации позволяет наладить оперативный обмен данными между бюджетированием и другими участками учетно-управленческой деятельности (бухгалтерским учетом, управленческим учетом, налоговым учетом, и др.).
В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено немало продуктов, позволяющих успешно осуществлять все процессы бюджетирования: формирование и регистрацию первичных документов, создание типовых операций, проектирование бюджетных моделей, построение бюджетов, их анализ и сравнение и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.
Данная книга адресована в первую очередь специалистам, желающим в короткие сроки научиться строить бюджеты с использованием компьютера. Вначале будут рассмотрены ключевые теоретические вопросы, а затем предлагается описание наиболее популярных и эффективных программных средств, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования.
Все параметры, функции и характерные особенности программных продуктов, рассмотренных в данной книге, актуальны на момент ее написания.
В данной главе предлагается вспомнить основные теоретические аспекты, касающиеся бюджетирования. Если же вы хорошо владеете теорией, то ее содержимое можете пропустить и сразу приступить к знакомству с программными продуктами, о которых идет речь в последующих главах книги.
Бюджет современного предприятия – это финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования и отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям. Соответственно, бюджетирование – процесс разработки бюджетов, направленный на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.
Одним из основных элементов любого бюджета является его центр финансовой ответственности (ЦФО) – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Построение бюджета, не имеющего центра ответственности, не имеет никакого смысла.
В качестве центра финансовой ответственности может выступать не только отдельное юридическое лицо, но и любое структурное подразделение предприятия. Например, при составлении бюджета производственного участка центром ответственности будет являться сам производственный участок; для подчиненных бюджетов центрами ответственности могут являться цеха, входящие в состав этого производственного участка. При бюджетировании расходов на содержание административно-управленческого персонала в качестве центров финансовой ответственности могут использоваться следующие структурные подразделения предприятия: бухгалтерия, административно-хозяйственный отдел, финансовый отдел, исполнительная дирекция, отдел перспективных проектов и т. д.
При корпоративном бюджетировании центрами финансовой ответственности обычно являются субъекты хозяйствования (предприятия, организации, филиалы, и т. д.), которые входят в состав корпорации.
Неотъемлемой составной частью любого бюджета является статья бюджета – основной его показатель, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез. Например, в состав бюджета продаж (выручки от реализации) можно включить следующие статьи: Реализация готовой продукции, Реализация услуг и Прочая реализация. Бюджет расходов по основному виду деятельности в большинстве случаев будет включать в себя следующие статьи: Заработная плата, Отчисления на социальное страхование, Расходы на сырье и материалы, Амортизация основных средств, и т. д.
Бюджетные статьи бывают двух видов: фиксированные и расчетные. Показатели фиксированных статей имеют конкретное числовое значение, которое не зависит от сторонних факторов. Например, в бюджете заложены расходы на рекламу в размере 3000 долларов США, и ни при каких обстоятельствах эта сумма изменяться не должна.
Показатели расчетных статей зависят от тех либо иных факторов. Например, в бюджете расходов статья Отчисления на социальное страхование должна быть расчетной – ее значение напрямую зависит от величины фонда оплаты труда.
Каждая бюджетная статья может иметь подчиненные статьи, и, в свою очередь, находиться в подчинении у вышестоящих статей. Например, статья Расходы по основному виду деятельности может иметь подчиненные статьи Сырье и материалы, Заработная плата, Топливо, Расходы на рекламу и т. д… В то же время данная статья может находиться в подчинении вышестоящей статьи Общие расходы.
Набор статей бюджета представляет собой типовую форму бюджета.
Еще одним важнейшим составным элементом любого бюджета является его период планирования. Период планирования – это интервал времени, на который составляется бюджет. В зависимости от продолжительности периодов планирования все бюджеты можно разделить на три вида: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
Основная характеристика любого периода планирования – это его тип. Тип периода планирования представляет собой название конкретного интервала времени, которое соответствует тому или иному периоду планирования. Чтобы была понятна разница между периодами планирования и типами периодов планирования, приведем несколько примеров:
• тип периода планирования – месяц, ему соответствуют периоды планирования январь 2011 г., февраль 2012 г., март 2012 г., и т. д.;
• тип периода планирования – квартал, ему соответствуют периоды планирования 1 квартал 2011 года, 3 квартал 2012 года, и т. д.;
• тип периода планирования – год, ему соответствуют периоды планирования 2011 г., 2012 г., 2013 г., и т. д.
Каждый бюджет составляется на определенный период планирования, при этом каждый период планирования характеризуется соответствующим типом.
В процессе бюджетирования нередко возникает необходимость учесть возможные последствия возникновения тех либо иных внешних факторов, которые на момент составления бюджета не играют серьезной роли либо их стабильность вызывает опасения. К таким факторам в первую очередь можно отнести инфляцию, сезонные колебания цен, возможный переход с одного вида сырья на другой, изменения курсов валют, и т. д. Подобные факторы могут серьезно повлиять на достоверность бюджетных данных, вплоть до того, что построенные ранее бюджеты могут оказаться полностью оторванными от реальности.
Вот для того, чтобы застраховаться от подобных неожиданностей, при построении бюджетов следует обязательно учитывать возможную динамику внешнего фактора. Как же это сделать?
Для решения данной задачи можно применить разные способы. Один из самых распространенных – это привязать все показатели бюджета к определенному индексу, который отражает динамику того или иного фактора. Например, при построении бюджета на первый квартал можно создать два бюджета: один – без учета динамики внешних факторов, а второй – с учетом возможного роста цен на энергоносители в первом квартале на 5 %. Если при этом учесть возможное сезонное падение цен на основное сырье на 2 % и индекс инфляции 1,5 %, то в результате полученные бюджетные данные могут серьезно измениться по сравнению с исходными данными.